FAQs

 

 

Nachsendeauftrag

Bekomme ich eine eigene Postadresse?

Deine Sendungen werden an das Postfach der Evy Solutions GmbH gesendet.

Wird nur ein Nachsendeauftrag der Deutschen Post akzeptiert?

 

Nein, natürlich nicht. Du kannst auch bei anderen Zustellern Nachsendeaufträge einrichten. Da dies jedoch zahlreiche regionale Anbieter sind, können wir das für Dich leider nicht erledigen. 

 

Gibt es Post, die nicht vom Nachsendeauftrag umfasst ist?

Ja. Leider ist das so.

DHL hat von der Nachsendung im Inland Dialogpost ohne Umhüllung und Express-Sendungen ausgenommen. Gleiches gilt für Pressesendungen (z.B. Kunden- oder Mitarbeiterzeitschriften) und Postvertriebsstücke (z.B. Tageszeitungen oder Nachrichtenmagazine), (nachfolgend „Pressepost“).

Bei einer entsprechenden Vorausverfügung des Absenders (z.B. „Nicht nachsenden“ oder „Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!“) erfolgt keine Nachsendung. Eine Vorausverfügung wird beispielsweise von Banken und Versicherungen verwendet.

Schriftstücke aus Postzustellungsaufträgen werden nur aufgrund besonderer Weisung (Vorausverfügung) des Absenders, nur im Inland und nur bei umzugsbedingter Abwesenheit des Empfängers bzw. bei Betreuung oder Insolvenz (Nachsendung wegen Sonstiges) nachgesandt. 

Wie können wir Post trotz Nachsendeauftrages an Dich schicken? Berechtigte Frage!

Hier gibt es die 3 Möglichkeiten:

  1. Wir senden Dir ein DHL-Paket mit Sendungsverfolgung (Pakete werden zugestellt, denn sie sind nicht vom Nachsendeauftrag umfasst). Du kannst es auf Wunsch als Express Sendung erhalten oder auch ins Ausland senden lassen. Die anfallenden Kosten für die DHL-Sendungen werden von Deinem Kundenkonto abgebucht.
  2. Du richtest Dir eine Adresse an einer Packstation in Deiner Nähe ein.
  3. Du gibst einen alternativen Adressaten für deine Post an.
Wie lange benötigt der Nachsendeauftrag der Deutschen Post, bis er greift?

 

Die Deutsche Post benötigt mindestens 5 Werktage.

 

Bei mir zuhause kommt weiterhin Post an. Woran liegt das?

 

Hier sind mehrere Gründe denkbar. Zum einen benötigt die Deutsche Post mindestens 5 Werktage, um die Nachsendung auszuführen. Es ist daher zu empfehlen, den Nachsendeantrag rechtzeitig zu stellen. Klappt die Nachsendung dennoch nicht, müsstest Du Dich bitte unmittelbar an die Deutsche Post wenden.
Außerdem ist auch denkbar, dass die Post von einem lokalen Dienstleister bei Dir zugestellt wurde. In diesem Fall müsstest Du einen weiteren Nachsendeauftrag einrichten.

 

 

 

Technische Daten

Wieviel Speicherplatz benötige ich für meine Daten?

Um Dir mal ein Gefühl zu vermitteln: Ein Postbrief mit 4 farbigen Seiten benötigt ca. 2 MB Speichervolumen. Wenn Du bspw. den Tarif Emil mit 1 GB Speicherplatz nutzt, dann kannst Du über 500 Briefe speichern. E-Mails benötigen im Allgemeinen deutlich weniger Speicherplatz. Und falls der Platz irgendwann doch nicht mehr ausreichen sollte, so kannst Du jederzeit Speicherplatz nachbuchen oder in einen höheren Tarif wählen.

Innerhalb welcher Frist stehen mir die gescannten Postdokumente zur Verfügung?

 

Maximal 24 Stunden nach Eingang in Deiner Postbox bei uns steht Dir Deine Briefpost per App zur Verfügung. In der Regel kannst Du auf Deine Briefe drei Stunden nach Eingang bei uns per App zugreifen.

 

Welche Dateiformate werden gespeichert?

Bei uns gibt es keine Einschränkung. Deine Briefpost wird als durchsuchbares PDF gespeichert. Bei E-Mails bleibt das ursprüngliche Format erhalten.

Was ist ein OCR-Dokument?

 

OCR steht für Optical Character Recognition. Dies ist ein Begriff aus der Informationstechnik und bezeichnet die automatisierte Texterkennung innerhalb von Bildern. Wir nutzen dieses etablierte Verfahren, um aus den gescannten Dokumenten für Dich durchsuchbare PDF-Dateien zu erstellen

Wie kann ich meine Benutzerdaten wie ändern?

Dein Passwort kannst Du ganz bequem per App ändern. Für alles andere sende uns einfach eine Mail und wir machen das für Dich.

Was bedeutet bzw. wie funktioniert „intelligente Verschlagwortung“?

Dein Companion ist kein einfaches Scanprogramm, sondern wirklich Dein persönlicher digitaler Assistent, der Dir Arbeit abnimmt. Dein Companion lernt von selbst Schlagworte, die in Deinen Dokumenten wiederholt auftauchen und kann die Dokumente entsprechend sortieren. Natürlich kannst Du auch selbst Schlagworte vergeben. Außerdem werden Termine und Fristen automatisiert aus den Dokumenten herausgefiltert und in Deinen Kalender eingetragen. So verpasst Du keine Termine.

 

 

Datenschutz und Sicherheit

Wird meine Briefpost mitgelesen?

 

Keine Sorge. Wir bekommen viel zu viel Post, um diese mitzulesen :-). Aber im Ernst: Das Scannen der Briefpost erfolgt vollständig automatisiert, so dass es keine Notwendigkeit gibt, dass ein Mitarbeiter sich die Briefpost anschaut. In Einzelfällen wie z. B. bei nicht-standardisierten Formaten oder Warensendungen ist es möglich, dass ein Mitarbeiter sich die Sendung näher ansehen muss, um die korrekte Zustellung sicherzustellen. Aber auch hier besteht kein Grund zur Sorge, da alle Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet sind.

 

Ist der der Evy Companion sicher?

 

Die Sicherheit aller Deiner Daten – egal ob physisch oder digital hat für uns die allerhöchste Wichtigkeit.

Wir sammeln und verarbeiten alle Daten ausschließlich in Deutschland und speichern nur, was unbedingt notwendig ist. Unsere Prozesse unterliegen den aktuellsten Datenschutzbestimmungen. Des Weiteren sind sowohl alle unserer Mitarbeiter als auch externen Dienstleister auf das Datengeheimnis verpflichtet. Nur unsere Mitarbeiter haben Zutritt zu unseren Räumlichkeiten und dem Scanzentrum.

Deine elektronischen Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt über eine gesicherte Verbindung (256bit SSL) übertragen zwischen Deiner App und unseren Servern übertragen.

 

 

Wo werden meine Daten gespeichert?

 

 

Deine Daten werden auf abgesicherten Servern in Deutschland gespeichert. Hier wird von uns garantiert, dass die Daten auch in Deutschland bleiben.

 

 

 

 

Alles rundum Deine Post

Welche Post wird gescannt?

 

Wir scannen Deine normale Briefpost. Deine Werbepost scannen wir Dir kostenlos. Sollten Dokumente nicht scanbar sein (z.B. Dokumente mit Siegel oder gebundene Dokumente), scannen wir die erste Seite und weisen Dich darauf hin. Du kannst entscheiden, ob Dir das Dokument dann im Original zugeschickt wird.

 

Erhalte ich die Originale meiner Briefe zurück?

Natürlich. Du kannst Dir gegen Gebühr die Originale zusenden lassen. Dies geschieht standardmäßig einmal im Monat. Wir nutzen für den Versand ausschließlich die Services der Deutschen Post als Pakete oder Einschreiben mit Sendungsverfolgungsnummer. Denn: Pakete sind nicht vom Nachsendeauftrag erfasst. Anderenfalls würden wir die Post ja wieder zurückbekommen.

Was passiert mit den Originalen meiner Briefe, wenn ich sie nicht mehr benötige?

 

 

Du kannst mit einem Fingertippen in Deiner App entscheiden, ob die Briefe datenschutzgerecht vernichtet werden sollen oder ob wir sie Dir kostenpflichtig zusenden sollen.

 

 

Was passiert mit sensibler Post wie PIN- oder TAN Listen, Bargeld, Bank- oder Kreditkarten?

 

Geldscheine, Bankkarten oder TAN und PIN Listen werden ebenfalls gescannt und dir als Vorschau/PDF zur Verfügung gestellt und auf Wunsch per DHL-Paket mit Sendungsnummer an die angegebene Adresse oder an eine Packstation nachgeschickt. TAN und PIN Listen werden jedoch nicht geöffnet und es werden auch keine Felder freigerubbelt.

 

Was passiert mit Einschreiben oder Einschreiben mit Rückschein?

 

Wir nehmen natürlich auch Einschreiben und andere offizielle Dokumente an und scannen diese für Dich. Spätestens nach 2 Werktagen kannst Du sie in Deiner App lesen. Beachte bitte, dass bei Dokumenten, die eine Frist in Gang setzen, der Fristbeginn zum Zeitpunkt des Eingangs bei uns ist. Die verzögerte Möglichkeit Deiner Kenntnisnahme verlängert die Frist nicht.

 

Was geschieht mit Waren- oder Büchersendungen?

 

Warensendungen sind vom Nachsendeauftrag der Post umfasst, so dass diese auch bei uns ankommen. Flache Gegenstände (z.B. Bankkarten, Bücher, CDs oder weitere Warensendungen) scannen wir (sofern aufgrund der Form möglich) für Dich, so dass Du siehst, um was es sich handelt. Du kannst Dir diese dann per DHL Paket mit Sendungsverfolgung innerhalb von 48 Stunden an deine Wunschadresse oder Packstation liefern lassen.

 

Was passiert mit Werbeflyern oder Prospekten?

 

Werbeflyer und/oder Werbebriefe werden von uns, sofern es das Format zulässt, kostenfrei gescannt. Prospekte, Kataloge und ähnliches sind aus scantechnischer Sicht leider ausgenommen. Wenn Du sie nicht zugeschickt bekommen möchtest, werden die Dokumente auf Deinen Wunsch vernichtet.

 

 

 

Kosten, Tarife und Laufzeit

Was kostet die Nutzung des Evy Companion?

 

 

Wir bieten 5 verschiedene Tarife (3 für privat Kunden und 2 für gewerbliche Kunden) mit unterschiedlichen Laufzeiten. Für jeden sollte das passende dabei sein. Wenn Du Dir unsicher bist, kannst Du uns gerne kontaktieren und wir helfen Dir weiter.

Hier kommst Du zu unseren Tarifen:
Für private Kunden

Für gewerbliche Kunden 

 

 

Wie kann ich bezahlen?

 

 

 

Du bezahlst die monatlichen Leistungen Deines gewählten Tarifes zzgl. DHL Paketversand (falls Du Dir die Originale der Briefpost nachsenden lassen möchtest). Überschreiten Deine Leistungen das Volumen des gewählten Tarifes, werden die Leistungen nach Tariftabelle einzeln berechnet. Du kannst jederzeit in einen höheren Tarif wechseln. Derzeit bieten wir die Zahlung per Lastschrift an. 

 

 

Bekomme ich eine Rechnung?

 

Du bekommst Deine Rechnung von uns jeden Monat per E-Mail zugeschickt. Zusätzlich kannst Du sie auch jederzeit in Deinem Evy-Konto einsehen.

 

Kann ich mit Kreditkarte oder PayPal zahlen?

 

 

Aktuell bieten wir nur die Zahlung per Lastschrift mittels eines erteilten SEPA-Mandates an. In Kürze werden wir auch andere Zahlungen akzeptieren.

 

 

Wie sind die Laufzeiten?

 

Du kannst Dich für 1 Monat, 3 Monate, 6 Monate oder 12 Monate bei uns anmelden. Je länger Du Dich verpflichtest, desto größer wird Dein Rabatt.

 

Kann ich zwischen den verschiedenen Tarifen wechseln?

 

Du kannst jederzeit in einen höheren Tarif wechseln oder individuelle Leistungen dazu buchen. Der Wechsel in einen niedrigeren Tarif ist nur zum Laufzeitende möglich.

 

 

 

Kündigung

Wie kann ich kündigen?

 

 

Sende uns eine E-Mail, ein Fax oder einen Brief an:

Evy Solutions GmbH
Wallrafplatz 1
50667 Köln
Fax: 0221-958176-44
E-Mail: service@evy-solutions.de

 

Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung meines Abos?

 

Sechs Wochen nach Ablauf der Kündigungsfrist werden Deine Daten aus allen Systemen unwiderruflich gelöscht.